Ebben a cikkben arról lesz szó, hogy hogyan készüljön olyan árajánlat, amely már az összeszedettségével és a rendszerezettségével is megnyeri a pályáztató bizalmát.

Ingyenes sablon

Innen letöltheted, de kérlek olvasd hozzá ezt a cikket!

Ne kövesd el ezeket a hibákat

A cikk végén bemutatunk 13 jellemző hibát, amelyet te ne kövess el! Ezekkel a valóságban találkoztunk.

[ A poszt pedig a kép után kezdődik ]

0. Elöljáróban egy rossz hír - átverés-szag van?

Sajnos előfordul, hogy teljesen feleslegesen dolgozunk az árajánlattal, mert nincs is valós versenyhelyzet.

Az egyszerűbb eset, amikor a kukának dolgozunk: előre megvan a nyertes, de az eljárásrend kedvéért több ajánlatot is be kell kérni.

A szomorúbb eset, amikor valaki helyett dolgozunk: az ajánlatkérő egyáltalán nem tudja, hogy hogyan induljon el a projektjével. Ha a lentiek szerint megszerkesztünk mindent, abból ő remekül tud dolgozni. És ez az ő konkrét terve, ezért kért ajánlatot. Akár a saját vezetői felé (árakkal, határidőkkel) tudja kommunikálni a "projekttervet", akár további pályáztatáshoz a mi megoldásainkat használja előírásként. Sajnos gyakran ismeretszerzésre használják az ajánlatkészítésre fordított munkánkat.

Ez ellen finom trükkökkel lehet védekezni, mely meghaladja ezen poszt határait. 

Inkább legyünk bizakodóak, és törekedjünk arra, hogy a mi ajánlatunk legyen a befutó!

1. Formázd meg Wordben!

Fontos! Az árajánlatot NEM az email törzsébe írjuk bele, hanem külön dokumentumot készítünk, mely jó esetben PDF. Ez alól kivétel, ha régi a munkakapcsolat, és kifejezetten csak egy összeget kérnek gyorsan, doksi nélkül. Új kapcsolatnál kizárólag PDF-et küldök.

Tehát PDF, de előtte DOCX :-)

• A formázás legyen áttekinthető.
• Használjunk alcímeket, melyeket nem betűmérettel emelünk ki, hanem a megfelelő heading-et használjuk (Word-ben).  
• Használjuk a táblázatokat, golyóslistát (mint ez is), számozott listát. 
• Használjunk legalább 1,15-ös sorközt, és a bekezdések (paragraph) között legyen további térköz.
• Használjuk a fejlécet - saját logó, esetleg a megrendelő logója.
• Használjuk a láblécet (pl oldalszámozás).
• Használjuk a Wordben a Title (Cím) és Subtitle (Alcím) heading-eket.
• A nyitólapon lehet akár csak a cím+alcím, megrendelő és szállító (logóval) és valamilyen szép grafika.

2. Helyesírásra ügyelj!

Nagyon fontos a helyesírás.

Az is nagyon fontos, hogy az Office helyesírás-ellenőrzőjében nem szabad megbízni. Csak egy egyszerű példa: azokat az összetett szavakat, melyeket nem ismer, és az első tagja valamilyen melléknév, szét fogja szedni, mert azt hiszi, hogy jelzős szerkezetről van szó. Egy képzeletbeli példa: "kékszakáll" helyett "kék szakáll"-t írhat - ami teljesen mást jelent. Csak egy gyors példa volt, lehetséges, hogy éppen ezt a szót ismeri.

Megoldás? Olvastassuk át valakivel, akinek bízunk a helyesírásában.

3. Általános szerkezet és tartalom felépítése

Ha nem kaptunk olyan minőségű árajánlatkérőt (RFP, request for proposal), aminek a szerkezetét követni lehetne (vagy előírtan követni kellene), akkor íme a segítségünk, alfejezetek szerint.

3.1. Összefoglalót az elejére!

Ez a legrövidebb rész, melyről mégis leghosszabban kell írni.

A döntéshozók nem szeretnek több oldalt elolvasni, infót keresni. Őket 1-2 szám, esetleg 1-2 határidő érdekli. A megoldás az Összefoglaló vagy Vezetői összefoglaló c. fejezet, melyet rögtön az árajánlat elejére teszünk.

Miből álljon a bevezető?

Egy pár mondatos (max 2-3 sor!) feladatleírásból, és egy táblázatból. A táblázat tartalmazza a leszállítandó tételeket és azok árát. Nettó vagy bruttó, ezt fel kell tüntetni. Az árazás kérdésköréről külön posztban fogunk írni, itt legyen annyi elég, hogy ne az árral akarjuk megfogni a vevőt! Ne az emeljen ki a konkurencia tengeréből, hogy a legolcsóbbak vagyunk, ennek nincs jó üzenete. 

Terméktől/szolgáltatástól függően a vállalási határidőket is feltüntethetjük.

A táblázatban olyan tételek is lesznek (legyenek), melyeket nem felénk kell megfizetni, de járulékos költség a projekttel kapcsolatban (mondjuk egy weboldal megrendelésénél a tárhely éves díja). Ezeket is befoglaljuk, és külön oszlopban jelezzük, hogy kinek fizetendő.

Ezzel a megrendelőt segítjük: tejes költségvetést kap, és azt is látja, hogy hová és mire megy el a pénze. Egyúttal saját felkészültségünket, körültekintőségünket, figyelmességünket is bizonyítjuk. (Ugyanakkor ez kétélű fegyver, lásd a 0-s pontban leírtakat).

A saját díjunkat is tételesen részletezzük, ennek később jelentősége lesz. (Mégpedig az alkudozós megrendelőnél).

3.2. Mutatkozz be!

Mikor alakult a cégünk, mi a profilunk, melyek a főbb munkáink, hasonló témájú főbb megbízásaink. Cég esetén a méret: alkalmazottak száma, törzstőke, éves forgalom, stb - ami nem üzleti titok, és amire büszkék vagyunk.

3.3. Részletezd az összefoglalót!

Itt megismételjük a táblázat sorait, és mindhez szabad szöveges infót írunk, akár több bekezdésen keresztül is, ha szükséges. Nagyobb (fél-, egyoldalas) ábrákat ne szúrjunk ide be, ha nem muszáj, hanem tegyük mellékletbe, és hivatkozzunk rá.

Az árajánlatkérőből beemelhetjük az egyes ajánlati tételekhez tartozó előírásokat a megrendelő részéről. (Ha van ilyen).

3.4. További pluszlehetőségek

A pályáztatott projekt körén túl is tudunk szolgáltatni, bár nem kérték - írjuk le, akár árakkal, akár anélkül a kiegészítő termékeket, szolgáltatásokat, a mérnöki megoldás továbbfejlesztésének lehetőségeit. Bizonyítjuk, hogy a mi megoldásunk skálázható, nem pedig zsákutca.

Ha valamely tétel kiugróan magas díjazású, kereshetünk és ajánlhatunk alternatív megoldást.

Ha a szolgáltatásnál bármilyen követésre is szükség lesz, adjuk meg az óradíjunkat, ajánljunk éves átalánydíjas szerződést és adjuk meg az ez által lefedett órák számát. (És azt is, hogy ezen órák mire használhatók fel, milyen feltételek mellett). Érdemes az átalánydíjas óradíjat kedvezményesre megállapítani, a pluszórákat pedig kicsit drágábbra, és persze kikötni, hogy az órák adott naptári/üzleti évben érvényesek, nem átvihetőek.

3.5. Ne feledd a garanciádat!

Térjünk ki a garanciális feltételeinkre általánosságban és az adott projekthez kapcsolódóan.

Ha értelmezhető, akkor adjuk meg az SLA-t (Service Level Agreement). Mik a rendelkezésre állási és problémamegoldási vállalásaink (időben). Milyen, jobb SLA-t tudunk ajánlani felárasan? (Ez szerepeljen a Vezetői összefoglaló táblázatában is!)

Ez elsősorban IT területen elvárt, de máshol is értelmezhető lehet. Pl. épületüzemeltetés, valamilyen távfelügyelet, stb.

3.6. Tedd magad a felső polcra: referenciák

Soroljuk fel saját referenciáinkat, és az általunk a bevezetőben besorolt leendő beszállítók referenciáit is. Elég egy sima golyóslista, "referenciánkat itt és itt találja" + link.

3.7. Lezárás

Az árajnálatkérés megköszönése, dátum, beszkennelt színes aláírás (kék golyóstollal) JPG/PNG képként beillesztve, alatta név-pozíció kiírva. Elérhetőségek.

4. Az árajánlat kiküldése - hogyan?

Az árajánlatot nem Word .DOCX formában, hanem PDF-ben adjuk át! (Windows 10-nél már megvan ez a lehetőség, a nyomtatók között lesz a Microsoft Print to PDF eszköz. PDF készítése a Nyomtatás menüvel történik, nem a Save As / Mentés másként menüben).

Gyakori hiba: az árajánlatot ne küldjük ki túl hamar, ez azt mutatja, hogy nincs elég megbízásunk, van időnk, sőt, azonnal harapunk a lehetőségre. Ami alkupozícióba hozza a megrendelőt (lásd lent). Hacsak nem állapodtunk meg szóban egy aznapi határidőben, várjunk legalább 1-2 napot, vagy a projekt méretétől függően akár egy hetet is. (Közben persze írhatunk follow-up emailt, hogy dolgozunk rajta, és legkésőbb ekkor és ekkor küldeni fogjuk).

5. Az árajánlat fogadtatása - utánkövetés!

Vannak, akik alkudni akarnak. Iparágtól függően ez normális is lehet, de én nem szeretem.

Az sem vezet jóra, ha erre számítva nagyobb árat írunk be, hisz ez a nem-alkudozó partnerekkel szemben inkorrekt.

Megoldás: szóban (leginkább így kontrollálható a fogadtatás) elmondom, hogy ezek szabott árak, és ha valaki alacsonyabb árat szeretne, húzhatunk a tételek közül, vagy valamely tételt olcsóbb megoldással helyettesítjük (ahol ez lehetséges). Lelülünk, és közösen megoldást találunk. (De ez nem az árból való engedést fogja jelenteni).

6. Újrafelhasználás - ne dolgozz kétszer.

Egy ilyen dokumentumot összerakni nem kis munka, és a következő ajánlatkérőnek nem írunk újat, hanem a korábbiak közül valamelyikből (amely leginkább hasonlít) fogunk kiindulni.

Írjuk át a címet, az alcímet!

Ahol a megrendelő neve, cégneve szerepel, írjuk át. Ellenőrizzük a fejécben/láblécben szerepeltetett képeket, szövegeket.

Keressünk rá a projekt nevére, ezt minden előfordulásnál írjuk át.

Trükk: név helyett "Megrendelő", projektnév helyett "a leszállítandó megoldás", stb. legyen az eredeti doksiban, kivéve a fejléc/lábléc, cím+alcím esetén. Ennyivel is kevesebbet kell átírnunk legközelebb.

7. Segítünk!

A fentiek általános jellegű ötletek, sokéves tapasztalatra építve, jellemzően IT / design területről. 

Az adott iparághoz / üzleti területhez kell igazítani az ajánlatot.

Szívesen segítünk: vállalkozásfejlesztési programunkban az ajánlatírás - akárcsak az árazás! - külön modul, melynek során konkrét, valós megbízáshoz igazítva készítünk közösen hatásos, jó árajánlatot.

Végül 13 jellemző árajánlati hiba, az érdekesség kedvéért

1. Túl alacsony vagy túl magas ár (tudunk segíteni a pozicionálásban is!);
2. Havidíjas, átalánydíjas és hasonló konstrukciókban óraszám-limit kihagyása és egyéb hibák az árazásban;
3. Az árak mellé a határidők hiánya ("mit mikorra kapok?" - kérdezi az ügyfél!);
4. A feltételek hiánya (mit és kinek kell előkészítennie, meddig érvényes az árajánlat, deviza-alapú ajánlat esetén milyen és mikori árfolyam lesz mérvadó, stb-stb);
5. Személyi szolgáltatásoknál az ajánlattevő nem jól pozicionálja a termékét (többnyire alulpozicionálja);
6. Referenciák felsorolásának a hiánya;
7. "Upsell", azaz további (lehetőleg drágább) termékek/szolgáltatások ajánlásának a hiánya;
8. Szabálytalan vagy nem létező tagolás, alcímek, stb.;
9. Túlzott szakmaiság: a laikus megrendelő nem érti, hogy mit, mikor és hogyan kap;
10. Doksi helyett simán az email szövegében való ajánlattétel - ez komolytalan;
11. Excelben való ajánlattétel, vagy Excel-táblázat képernyőfotójának a küldése JPG-ként(!!);
12. Grafikai programban szerkesztett layout küldése PDF-ben (óriási méret);
13. PDF-esítés hibái, például oldalanként külön PDF vagy még rosszabb esetben JPG küldése;

Ne kövesd el ezeket, használd a sablonunkat (olvasd hozzá ezt a cikket), vagy kérd segítségünket és legyen egy egyedi és egyben ütős árajánlatod, melyet újra felhasználhatsz!