Néhány elvi és gyakorlati tanáccsal szeretnénk szolgálni elsősorban azok számára, akik személyes szolgáltatásokat nyújtanak, és leginkább találkozók (1-on-1) során végzik munkájukat: trénerek, coach-ok, nyelvtanárok, tanácsadók, terapeuták.

A kialakult vírushelyzet miatt a személyes találkozókat megszűntetjük (nem is kérdés).

Más vállalkozásokban a beszállítók esnek ki a sorból, vagy a szolgáltatás jellege miatt az ügyfelek tűnnek el (először a felesleges luxusnak tekinthető, majd a nélkülözhető kiadásokat vágják meg: sport, manikűr, nyelvtanulás, stb).

A betegségről és a terjedéséről, várható mértékéről most ne beszéljünk. Itt elolvashatod. Ugyanennek a cikknek az utolsó bekezdése a fontos, amit a gazdaság várható állapotáról ír.

[ A cikk a kép után kezdődik ]

Kockázat, az van

Hogyan segítettünk eddig?

Új vállalkozás indítása előtt megvizsgáljuk az üzleti ötleted lehetséges célcsoportjait, annak tulajdonságait, tevékenységét. A tevékenységhez kapcsolódó fájdalmi pontokat (mindent, ami "akadályozza" őt a releváns tevékenység elvégzésében) és a lehetséges pluszokat (amiket ugyan nem igényel, de örülne, ha kapna). Ehhez igazodik a termékünk: mi a termék maga, mely fájdalmi pontokra milyen megoldást ad, és a plusz igények közül is megvalósít-e párat.

Amikor megvan ez a két dolog (a célcsoport és a termék), akkor köré építjük az üzleti modellt: a termék/szolgáltatás milyen úton éri el a célcsoportot, ők pedig mi miatt fognak elköteleződni mellettünk. Mindehhez milyen partnerek, erőforrások és tevékenységek szükségesek, illetve milyen pénzügyi konstrukció mellett fog működni: egyszeri és ismétlődő kiadások, és hasonló bevételek egyensúlya.

Hogyan segítünk most?

Ugyanígy. El szoktuk mondani, hogy ez a tervezőeszköz nemcsak a jövő tervezésére, hanem a jelen állapot kockázatainak és fejlesztési lehetőségeinek a feltérképezésére is kiváló.

Segítség sem kell hozzá... ha az ember szépen kitöltögeti, már az ezzel való foglalkozás során látja, hogy mi nem stimmel. Vonatkozó cikkeink a kitöltésről - de most ne tervezz, hanem a jelenlegit mérd fel, és keresd a hibákat:

• A célcsoport és a termék/szolgáltatás feltérképezéséről
• Az üzleti modell feltérképezéséről

TEENDŐ: a két cikk alapján nézd át vállalkozásodat (2db A4 kitöltése - kb 40-50 perc).

VÁRT EREDMÉNY: azonnal látni fogod a kockázati pontokat. Sajnos így a covid-19 járvány idején tele lesz kockázati pontokkal. Ezeket kell átgondolnod: kik legyenek az új célcsoportok, mi legyen az új termék, a meglévő célcsoport mely új igényét tudd kielégíteni? Milyen ingyenes módon - ha bevételed már úgysem lesz - tudnál hozzájárulni a visszaesés átvészeléséhez, az egészség megőrzéséhez?

Mi lesz a beszállítóiddal?

Iparágtól függően teljesen leállnak, bezárnak, átvételi pontjaikat lezárják. Másik esetben, ha hiányterületen tevékenykednek, túl lesznek terhelve. A kiszállítók (amíg van kiszállítás) szintén túl lesznek terhelve.

Mi lesz az ügyfeleiddel?

Jelen cikk írásakor (2020-03-17) az emberek vígan mászkálnak az utcán, szájmaszk nélkül forgolódnak zsúfolt boltokban. Az általunk ismert sportegyesületek, szépségszalonok, fogászati és egyéb szolgáltatók azonban egymás után zárnak be. Ez a felelős döntés. Ha te nem így teszel, az nem sokat változtat: nem fognak jönni az ügyfelek.

Két okból nem fognak jönni:

• Minimálisra akarják szorítani a személyes jelenléttel járó kapcsolatot, az egymás arcába lihegést.
• Minimálisra akarák szorítani a kiadásaikat, és ezért a Maslow-piramisukat szép lassan elkezdik lebontani: sok minden nélkülözhető, amire mások (mi is) egzisztenciát építenek:
  - fodrász, műkörmös, masszőr
  - szórakozás
  - sportolás
  - nyelvtanulás
  - tanácsadó, coach, terapeuta igénybe vétele.

A gazdaság le fog lassulni (bocsánat: állni)

Ha az összes fenti kiadást megvágja a lakosság, ugyanennek a lakosságnak nem lesz bevétele, minden lelassul. Mi a tanácsadásaink során sem szoktuk rózsaszínre festeni - ahogy a gyerek mondja - a barnamacit. Attól az még barnamaci. A gazdaság, főleg a keveset tartalékoló EV-k (egyéni vállalkozók) körében nem fog lelassulni - le fog állni.

Munkavégzés távolról

Jópár tevékenységhez eddig sem kellett helyszíni jelenét, csak "így szoktuk meg":

• informatikai munkák;
• online marketing, webfejlesztés, tartalommarketing, tartalomírás;
• műfordítás, szakfordítás;
• coach tevékenység;
• terápiás tevékenység;
• üzleti tanácsadás, vezetői tanácsadás;
• tréningek megtartása;
• nyelvtanítás
• korrepetálás

[ a kép után folytatjuk ]

Hogyan alakítsd ki a távoli munkát?

Mindenre online megoldás? Nem.

Felesleges. Számtalan online eszköz létezik, mindenre. Ingyenes, freemium, fizetős, stb - de nem feltétlen kell minden eddigi tevékenységedet a netre vinni. Ha a telefonon megbeszélt dátumokat eddig is papír naptárba vagy Google Calendar-ba írtad, ez ezután is jó lesz. Ha könyvből dolgoznak a tanítványaid, ezután is tudnak könyvből dolgozni - csak a kamera és a képernyő túloldalán. Nem kell azonnal új anyagokat, online tanítási platformot venned vagy bérelned. 

Szépen egyesével tedd át - ha mindenképpen akarod - a dolgaidat ezekre az eszközökre, fokozatosan próbáld kialakítani az online munkarendet. Ami maradhat offline, az maradjon offline. Épp elég kitettséget jelent maga a vírushelyzet, nem kell további üzleti kockázatokat belevinni.

Ügyfélkapcsolat

Először is, mivel személyi szolgáltatást nyújtasz, meg kell nyugtatnod az ügyfeleket, hogy továbbra is dolgozol, de most nem a saját/bérelt irodában vagy kávézóban fogtok találkozni, hanem videóhívásban. Valószínűleg korlátlan beszédhívásos előfizetésed van, hisz ez is a munkád része. Hívd fel őket, beszélj velük.

Mivel az utazással, helyszínbérlettel (akár irodabérlet, akár csak két víz és két kávé) kapcsolatos kiadásaid elmaradnak, az utazásra pedig időt sem használsz, árengedményt tudsz adni. Tudnod kell, hogy az engedménynek az a mértéke, ami döntésre készteti az ügyfeled, általában 20% körül van. De ha az oda-vissza utazás idejét lecsípted, ennél többet is engedhetsz.

Időpontok

Időpontkezelésre nyugodtan használd, amit eddig. Google Calendar, vagy papír naptár, vagy a telefonod. Vannak online időpontkérő rendszerek, mint mondjuk a Calendly  - de csak akkor vezesd be, ha egyébként is akartad. Pusztán a koronavírus-krízis miatt, tőled földrajzilag távolabb kerülő személyek számára erre semmi szükség. Jó eszköz, de ha eddig nem kellett, most sem kell.

Szerződés

A személyes szolgáltatások terén vagy nem kötsz szerződéseket, vagy azokat magánszeméllyel kötöd. Egyéb munkáknál előfordulhat B2B szerződéskötés: honlapkészítés, online marketing, piackutatás, fordítás. Ilyen esetben távoli felek között való szerződéskezelést valósít meg az e-szerződés. Ennek hátteréről, és a vis maior (pl. koronavírus) miatti késedelmes teljesítés körülményeiről is olvashatsz ebben a vendégposztban.

Számlázás

A NAV és a könyvelők által is elfogadott számlázási módszer a számlakép elektronikus formában való átküldése (amennyben szerepel rajta, hogy pecsét és aláírás nélkül is érvényes), illetve az e-számla. Részemről a számlázz.hu -t használom, és teljesen elégedett vagyok. Az e-számla kiadása miatt fizetős csomagot kellett vennem. 

Sokan idegenkednek a számlázóprogramok használatától.

Ne tegyétek...

1. Az első használat után sokkal egyszerűbb, mint a számlatömböt körmölgetni.
2. A könyvelőnek tudsz olvasási jogot adni, így nem kell a "piros példányokat" tépkedni és a könyvelői irodába elvillamosozni.
3. Közvetlenül összeköthető a NAV-val (ebben segít a könyvelő, vagy a program maga), így a kötelező bejelentéssel sem kell foglalkozni. Mire vonatkozik a kötelező bejelentés?
   - Jelenleg a 100EFt és afeletti ÁFA-tartalmú összes számlára
   - 2020 júliusától (!) az összes számlára, ÁFA-tartalomtól függetlenül!

Tehát mindenképpen számlázóprogramra kell áttérni. Ennek most van itt az ideje, távoli ügyfeleidnek így tudsz számlát adni, és a bejelentési kötelezettségre is időben készültél, nem az utolsó pillanatban.

Távoli találkozó videokonferenciában

Erre számtalan megoldás kínálkozik, és ezek minősége egyre jobb: Zoom, Viber, Facebook Messenger, Skype, Google Hangouts, stb. Érdemes egy ismerősöddel/barátoddal próbát tartanod.

Pár tipp, és előre is elnézést, ha ezek triviálisak:

• Ugyanúgy öltözz fel (nőknél: sminkelj), ahogy egy irodai találkozónál tennéd.
• Legyél jól megvilágítva. Rossz megvilágításnál sárgulnak, kékülnek a színek.
• Figyelj a háttérre. Én például gyakran a gyerekszobába bújok el videoconf alkalmával, de a háttér zavaró és nem is vet jó fényt. Egy semleges színű szekrény elé ülök be ilyenkor.
• Figyelj a képminőségre. Egyre jobbak a beépített kamerák, de ha tényleg ebből élsz, vegyél egy jó minőségű USB-s kamerát.
• Figyelj a hangminőségre. A beépített mikrofon (laptopnál) néha gyenge, elhelyezéstől függően. Esetleg gerjedhet is (hangosan sípol) a beszélgetés. Legyen egy jó minőségű, USB-s, vezetékes vagy vezeték nélküli (esetleg Bluetooth-os, bár ez is tud szakadozni) mikrofonos fülhallgatód.
• Ne szaggasson - a szaggatás azt jelenti, hogy "ugrik", vagy széttöredezik a hang, a kép. Ehhez gyors Internet-elérés kell. Ha számítógépről dolgozol, érdemes vezetéken csatlakoztatni az Internet-routerhez. A WiFi nem mindig megbízható, főleg régebbi routereknél, vagy ha több fal is van a router és a gép között. Ha otthon vagy, az otthoni kapcsolatot használd, ne az adatkapcsolatot (4G).

Képernyőmegosztás

Előfordul, hogy valamit "mutatni" szeretnél. Ne rajzolgass papírra és ne mutogasd a kamerának, nem lesz jó (csak ha rutinos vagy, és nagy lapra dolgozol vastag filccel).

Használd inkább a számítógép/tablet programjait, és használd a képernyőmegosztást. A legtöbb videokonferencia program tudja ezt. Figyelj az engedélyek leokézására, és a megfelelő program használatára: a Messenger például csak Chrome böngészőben engedi a képernyőmegosztást (2020 eleje).

Ha a másik fél gépét használnád is, használjatok mindketten TeamViewer-t, nagyon gyorsan telepíthető.

Ezt ugyanúgy le kell próbálni, mint a videokonferenciát (kép ÉS hang). Ne a fizetős ülés közben kelljen vele bénázni.

Hang

Nemcsak a mikrofonod fontos, hanem az is, ha a saját gépedről adnál át hangot. Ez elsősorban nyelvtanításnál kerül elő. Ha te akarod lejátszani, engedélyezzétek a képernyőmegosztáson belül a hang átvitelét. Itt nem a mikrofonról van szó, hanem a gép saját hangjáról. Pl. a fentebb említett TeamViewer tudja ezt.

A másik lehetőség. ha a hallgatandó mp3-akat átküldöd vagy megosztott drive-ra kiteszed, de ez esetben a szerzői jogok sérülhetnek, ennek nézz utána!

Zavarás a gépen kívül

A kamera látószögében, a mikrofon hatósugarában ne legyen más személy, vagy bármi figyelemelterelő. Zenét kapcsold ki, telefont (mint a találkozónál) szintén. Kutya, gyermek lehetőség szerint máshol, vagy előre kérj elnézést. Mi legalábbis így teszünk. A víruskrízis közepette ezt mindenki meg fogja érteni. De valószínűleg a vírushelyzet elmúlta után is "így maradnak" a szokások - mármint a távoli munka - és akkor ez már kínos lesz :)

Vizet és bármi egyebet nyugodtan készíts be magadnak, ez nem ciki, de a kamera elől felugrálás és a képből kisétálás az ciki.

Zavarás a gépen belül

Az online találkozó idejére, ha képernyőmegosztás is lesz, ne felejtsd el lekapcsolni azokat a kommunikációs csatornákat (Skype, Messenger, Email), melyek a tálcáról felugró értesítő ablakokat dobálják. És hangot is adnak. De a legkínosabb, hogy ilyenkor a beérkező üzenet egy részét is mutatják, és ez egészen személyes is tud lenni, vagy akár titkos (pénzügyi jellegű) - semmi köze ehhez az ügyfelednek.

Anyagok megosztása

Több lehetőség van, a Google Drive nagyon rugalmas a mappákkal, jogosultságokkal.

Ide ne Word és Excel fájlokat (docx, xlsx) töltögessünk fel, hanem ezek megfelelőit, Google Doc-okat és Google Sheet-eket hozzunk létre. Használatuk a böngészőben történik, és az Office-termékekkel szemben itt egyidőben dolgozhatunk egyazon dokumentumon. Ez képernyőmegosztás nélkül teszi lehetővé a feladatlapok, fogalmazások, fordítások közös kidolgozását (pl. nyelvtanítás vagy bármilyen korrepetálás esetén).

Szintén a Drive-on megoszthatunk bármilyen anyagot, de a szerzői jogokra ismételten felhívnám a figyelmet.

Egészítsétek ki

Ha hozzátennétek valamit, akár a távmunka kapcsán, vagy a használandó online/offline eszközökkel kapcsolatban, esetleg a saját tapasztalatotokat írnátok meg - a Facebook poszt alatt megtehetitek.